揭秘“北京服務”密碼：苦練內功方能以不變應萬變
千龍網北京9月13日訊 閩南文化、僑鄉風情、異國情調，廈門的多元氣質讓人流連忘返。隨著金磚國傢領導人第九次會晤和新興市場國傢與發展中國傢對話會的成功舉辦，廈門繽紛多彩的文化符號中又融入瞭閃耀的 北京服務 印記。
北辰會展團隊進行現場佈置。北辰集團供圖 千龍網發
記者從北辰會展方面瞭解到，會晤期間，北辰會展團隊統籌協調並帶領各相關單位服務保障金磚國傢工商論壇開幕式、迎賓儀式、領導人大小范圍會議、文化節啟動儀式暨文化圖片展、同工商理事對話會等會議活動，近百場貴賓服務以及多場次雙邊、簽約和茶歇任務。屆時，將服務保障元首、領導人、高級近隨、會議代表、大會工作人員和媒體記者數千人次，並對工程運行保障方面的72個重要機房與129個重點保障點位保駕護航。
活動場次安排豐富、服務保障人員組成復雜，即使是集合瞭曾經服務過APEC峰會、杭州G20、北京 一帶一路 國際高峰論壇的精兵強將， 客場作戰 的北辰會展團隊仍面臨著諸多的困難。在這種情況下，北辰團隊充分發揮豐富的重大活動服務保障經驗，以及一隻強有力的 戰鬥 團隊，以不變應萬變，用一個 練 字解決可預見和不可預見的困難。
巧練加苦練方能隨機應變
北辰會展團隊進行現場佈置。北辰集團供圖 千龍網發
由於涉及國傢眾多，在籌備階段，服務團隊面臨服務需求不斷調整的重大挑戰，盡管服務需求不明確，但是時間不等人，北辰會展團隊結合自身的寶貴經驗，以廈門會晤保障要求為核心，編制會晤保障方案，堅持每月更新一版，經11次修訂共計五版，不斷充實內容、更新數據、完善細節、加強體系，最終形成總方案超千頁，近40萬字。
根據不同服務場景，將接待方案細化到人、到崗，保證無縫銜接；每一個環節，提前做好多個 腳本 北辰會展，就是這樣用工匠的精神精雕細琢，打磨出完美服務。對於北辰會展團隊而言 細之又細，嚴之又嚴，實之又實 不是一句空的口號，而是實實在在的規章制度，和非常實用的 作戰手冊 。
以工商論壇中的轉場環節為例，直至會晤召開前不久，出席論壇前排就坐的嘉賓仍沒有最終確定。而不同的嘉賓人數不僅涉及到臺上的沙發茶幾的數量，需要的服務人員數量、擺放位置都無法確定。時間緊迫，又有很高比例的 新員工 參與服務接待亟需培訓。怎麼辦？練！
從可能上臺嘉賓的最大人數，到最小人數，北辰團隊為每一種情況都制定瞭預案，並根據預案進行演練。 服務保障人員的每一次微笑，每一處動作，每一場服務都是在與會嘉賓的註視下，以及各國媒體的聚光燈下進行，他們的一舉一動都代表著中國服務的風度和風采。 廈門會晤會議培訓和服務負責人於明霞介紹，北辰會展團隊參考以往經驗，把轉場動作一個個分解開來，逐一強化培訓。
論壇臺上的沙發重量很沉，想實現既整齊劃一地快速完成上下臺，又能承擔沙發的重量不失風度，這不僅需要力量更需要智慧。通過一次次的模擬演練，指導組不斷細化點位，保證每名員工抬沙發時腳步、轉身等動作一致，過程流暢。僅僅一個搬沙發的動作，不少男員工的手都練得紅腫。功夫不負有心人，臨場時操作時，男員工剛毅灑脫，女員工溫柔大方，最終在工商論壇環節的服務中順利完成14次快速翻臺轉場，展現出瞭 北京服務 的速度。
分解練加實景演練方能靈活多變
用餐演練。北辰集團供美國商標登記費用圖 千龍網發
伴隨著動人的《鼓浪嶼之歌》，屹立於鷺江之畔的廈門國際會展中心宴會廳再一次迎來用餐演練。數十名服務人員分別從傳菜口走進大廳，從原本的一隊人員，瞬間變成三隊、九隊，不僅動作大方得體，手中的餐具也如同她們的腳步一樣悄無聲息，如同一條無聲奔騰的溪流，優美地鋪展出分支，最後融入大海。
這樣的專業不是一日練成。負責宴會現場服務和培訓工作的韓雪介紹，跟以往接待的領導人國宴不同，此次宴會除主桌外，還有14桌副桌，為瞭保證菜品的溫度，需要用最快的速度擺上菜品，從第一名傳菜員進門，到最後一名傳菜員出門，隻有3分鐘左右的時間。
上菜的時候，42名傳菜員同時出場，呈扇形分別走向各個副桌，考驗的是大傢的配合度和默契度。為瞭訓練大傢的配合度，韓雪下工夫培訓大傢走路的勻速度。由於現場裝修佈置，給北辰會展團隊的訓練場地是在另一個小廳，北辰會展團隊隻能模仿場景，用數字編出桌號，分組培訓出場順序和動作統一。有豐富的經驗作基礎，北辰會展團隊僅用瞭10天時間，就落實瞭各項細節標準，後來又完善瞭設計方案和細節，保證服務人員齊而不亂。
假如其中一美國商標申請名人員發生突發狀況，會不會打破這場規整的魔法？韓雪搖頭說，培訓時，他們同樣用標準來規范每一個服務節點。每個點位間需要幾步、如何轉身等同樣的分解動作，大傢用十幾天的時間，已經過幾千次練習，每個人都已熟悉瞭現場的所有點位，就算臨時調換人員，大傢也能立即調整適應。
北辰集團工作人員進行會場佈置。北辰集團供圖 千龍網發
實景演練才能發現問題，就像這擺臺，平時能擺得很好，但如果突然搶臺，就可能出現個別員工把杯墊放反的情況。 正在現場指揮演練的伊蕾介紹，自2017年4月起，檢查發現各類問題4693項，其中通過聯合檢查發現各類問題1116項，通過每日檢查問題匯總、分類，發現服務類問題共1042項，工程類問題2407項。經過我方悉心指導，截至8月31日，已全部整改完畢。
臨場應變的從容來自於無數次演練的汗水和淚水。在北辰會展團隊8月份的計劃表上，滿滿當當羅列著各類專項及全流程、全實景、全要素演練安排。細化到每天，具體的演練內容也都不一樣。
對於北辰會展而言， 北京服務 不僅僅是一塊金字招牌，更是責任與擔當。在籌備期間，很多人同時肩負著5月份接待服務 一帶一路 高峰論壇的任務，經常奔波於兩地，即使身在北京，也從未間斷過對廈門會晤籌備的工作對接，通過郵件、視頻瞭解、跟進每一項工作。一些人作為父母無法照顧孩子，一些人作為兒女無暇照料老人，每個人把酸甜苦辣埋在心底，那些看得見的精彩背後是許多北辰人默默在奉獻。
工程調度組長胡繼和，在籌備最忙碌的時候接到母親病重的消息，歸心似箭的他卻猶豫瞭，如果這時候離開，工程上任何一個細節的不到位都可能影響到會晤的召開，掂著肩上沉甸甸的責任，他僅在母親彌留之際回京看望，連老人逝世時都沒能陪在身邊。為瞭保障會晤的各項工程設備穩定運行，胡繼和在料理完母親後事的短短幾日後，便調整狀態迅速投入工作；會議部員工陳雪，剛剛新婚，就遠赴廈門開始忙碌；晚宴總指揮趙志東的妻子剛剛懷孕，正需要人照顧，他卻遠赴廈門；負責行政協調工作的史紅玉，每天電話打到燙手；於明霞、沈曦等人，還舍下傢裡年幼的孩子，作為骨幹支撐起接待工作的一項項流程
三分天註定，七分靠打拼，愛拼才會贏 ，在充滿閩南風情的 東方威尼斯 ，北辰會展團隊用他們的智慧與汗水、用他們的責任與擔當完美的詮釋瞭 北京服務 的力量。
北辰集團工作人員進行禮儀培訓。北辰集團供圖 千龍網發
北辰集團工作人員進行禮儀培訓。北辰集團供圖 千龍網發
北辰集團工作人員進行禮儀培訓。北辰集團供圖 千龍網發
(責任編輯：羅伯特)
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